MKP Komárom: Hogyan javítsuk a városi hivatal működési feltételeit?

Nem csak a városlakók, de az alkalmazottak javára is válna, ha a munka hatékonyabban, versenyképesebb bérezés és juttatások ellenében lenne elvégezve. Ahhoz, hogy a munka a kívánt ütemben történjen, a hivatal eszközállományának (informatikai eszközök, irodabútor, minőségi irodai székek, stb.) kiszámítható és állandó fejlesztése is állandó költségvetési tétel kell, hogy legyen. Végül, de nem utolsó sorban, mindezen feltételek biztosításának és teljesülésének érdekében hangsúlyt kell fektetni mind a hivatalon belüli, mind a városlakók felé történő helyes, világos és érthető kommunikációra is.

Hogyan legyen a hivatali munka hatékonyabb?

• Teljesítményarányos munkabér bevezetése, melyhez a terheltség, a munkatöltet minősége és munkafeladat mennyisége függvényében kellene meghatározni a béreket, illetve az egyéb személyi juttatásokat. A városi hivatal személyi erőforrásainak felmérését követően a túlzottan leterhelt részlegek megerősítése a kevésbé kihasznált emberek ésszerű átcsoportosításával kiegyenlítő megoldás lehet mindkét oldal számára.
• A hivatali alkalmazottak alapbérének az országos átlag szintjére történő fokozatos feltornázása.
• Az átlagon felül teljesítő, kreatív, problémákat hatékonyan megoldó, esetleg a város számára megtakarítást, vagy anyagi hasznot eredményező alkalmazottak átlátható és igazságos rendszerre épülő támogatása, a jól teljesítő osztályok prémium keretének növelése.
  A hivatali munka folyamatos menedzselése, az osztályvezetői feladatok szigorú számonkérése jelentések formájában, hogy az adott héten/hónapban mi zajlott a munkafolyamatok szintjén, mi minősül sikeresen lezárt teendőnek, mi az, ami halasztásra került, vagy nem valósult meg, és ennek okai. Mind a vezetők szintjén, mind a vezetők részéről az alkalmazottak szintjén szükség van a munkafolyamatok ellenőrzésére, hiszen ezek egyúttal a precizitást és hatékonyságot is erősítenék.
• Az elfogadható szintű kétnyelvű hivatali kommunikáció megkövetelése szóban és írásban egyaránt.

Hogyan fejlesszük a hivatal eszközállományát?

• Az elhasznált bútorok újrahasznosítása, leltárból történő leírása, bútorok és kellékek folyamatos cseréje.
• A hivatal informatikai- és kommunikációs rendszerének (szerver-, internet- és telefon szolgáltatás) kiszámítható és állandó fejlesztése, állandó költségvetési tétel biztosításával.
• A város hivatalos honlapjának és Facebook oldalának állandó adminisztrálása, folyamatos és világos információátadás a webfelület látogatói felé hivatali közleményekről, pályázati lehetőségekről, a hatályos törvényekből adódó kötelezettségekről és egyéb hasznos tudnivalókról.
• A hivatal mobilitásának biztosítása (reprezentatív és hivatali flotta), korszerű, takarékos és környezetbarát gépjárművek beszerzésével, azok hatékony karbantartásával, valamint az elöregedett járművek cseréjével, ehhez hozzárendelve a parkolási engedélyek kiváltását.

Hogyan javítsuk a kommunikációt?

• Média- és PR-osztály kialakítása a városi hivatal struktúráján belül (minimum 4 fővel plusz egy osztályvezetővel). Ennek köszönhetően megvalósulna a város és a városi cégek és intézmények, illetve a város által rendezett és felkarolt rendezvények professzionális szintű népszerűsítése cikkek, nyomtatott, audiovizuális, internetes és kültéri reklám formájában egyaránt.
• Új városi honlap létrehozása és napi szintű kezelése, moderálása, hírekkel, információkkal való feltöltése, folyamatos aktualizálása a legújabb webfelületi és a szociális média által támasztott igények figyelembevétel.

Fontos szempont, hogy ha akár egy lakos, akár egy idegen ellátogat a honlapra, naprakész információkat találjon. Ehhez szükséges egy átláthatóbb, az új elektronikus kommunikáció kihívásait megfelelően ötvöző, a város költségeit és szerződéseit átláthatóan és áttekinthetően bemutató portál létrehozására.

• A jelenleg elérhető probléma bejelentésre szolgáló applikáció (Odkaz pre starostu) megtartása és az ezzel összefüggő kommunikáció (lakossági bejelentések) hatékonyabb kezelése, egy-egy probléma záros időn belül való kezelése, szükség esetén rendőri, környezetvédelmi, vagy egyéb osztály, illetve más érintett szerv gyors és zökkenőmentes bevonásával.
• A város hivatalos Facebook oldalának naprakész adminisztrálása, a honlapon közzétett cikkek népszerűsítése, lakossági fórum létrehozása az eszmecserére, Facebookos ügyfélszolgálat létesítése az online ügyintézés céljából, ahol megvalósulhatna az pl. internetes időpontkérés vagy online tanácsadás.
• A honlapra felkerülő dokumentumok nyelvi korrektúrája (szlovák és magyar nyelven) – a nyilvános felületre ne kerüljön fel hibás, csupán részinformációkat tartalmazó, vagy nem alaposan és teljes körűen elkészített anyag.

Ha ezen három kérdéskörre javasolt megoldásokat sikerül beépítenünk a jelenlegi rendszerbe és fokozatosan megvalósítanunk a kitűzött célokat, egy jobb és működőképesebb városi hivatali rendszer lehet az eredmény. Tudatában kell lennünk annak, hogy elsősorban a hivatali munka szolgálat, a hivatalnok dolga, hogy minél jobban és hatékonyabban szolgálja ki a lakost hivatali ügyei intézése során. Legalább is mi ezt így látjuk, és így is szeretnénk csinálni, amennyiben kapunk rá lehetőséget!